Pengorganisasian Struktur Manejemen dan Actuting dalam Menejemen (Psikologi Menejemen: Tugas 2)

A. Pengorganisasian Struktur Manajemen

1. Pengertian Struktur Organisasi/Organizing

Struktur organisasi adalah suatu susunan komponen-komponen atau unit-unit kerja dalam sebuah organisasi. Struktur organisasi menunjukan bahwa adanya pembagian kerja dan bagaimana fungsi atau kegiatan-kegiatan berbeda yang dikoordinasikan. Dan selain itu struktur organisasi juga menunjukkan mengenai spesialisasi-spesialisasi dari pekerjaan, saluran perintah maupun penyampaian laporan.

Struktur organisasi adalah suatu susunan atau hubungan antara kemponen bagian-bagian dan posisi dalam sebuah organisasi, komponen-komponen yang ada dalam organisasi mempunyai ketergantungan. Sehingga jika terdapat suatu komponen baik maka akan berpengaruh kepada komponen yang lainnya dan tentunya akan berpengaruh juga kepada organisasi tersebut.

Menurut Kusdi (2009), struktur organisasi pada hakikatnya adalah suatu cara untuk menata unsur-unsur dalam organisasi dengan sebaik-baiknya, demi mencapai berbagai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi menetapkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal serta pola interaksi yang akan diikuti. Sebuah struktur organisasi mempunyai tiga komponen dimensi: kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi. (Robbins, 1994).

GR. Terry Organizing adalah tindakan mengusahakan hubungan – hubungan kelakuan yang efektif antara orang – orang, sehingga mereka dapat bekerjasama secara efisien, dan dengan demikian memperoleh kepuasan pribadi dalam hal melaksanakan tugas –tugas tertentu dalam kondisi likungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu.

2.     Pengorganisasian sebagai Fungsi dari Manajemen

Pengorganisasian adalah merupakan fungsi kedua dalam Manajemen dan pengorganisasian didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.

A.Struktur Formal:

Struktur Formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran. Tujuan ini merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi struktur organisasi yang akan dibuat.

Struktur organisasi (desain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, atau pun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialis kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

B.Struktur Informal:

 Struktur Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.

3.      Manfaat Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

Menurut Stoner (1996), Struktur fungsional adalah struktur yang Menggabungkan semua orang yang terlibat dalam suatu kegiatan atau beberapa kegiatan terkait menjadi satu bagian. Sebagai contoh sebuah organisasi dibagi berdasarkan fungsi bila mempunyai bagian-bagian produksi, pemasaran, dan penjualan yang secara terpisah. Struktur organisasi ini mempunyai kelebihan-kelebihan sebagai berikut:

a.    Cocok bagi lingkungan stabil.

b.    Menunjang pengembangan keahlian.

c.    Memberi kesempatan bagi para spesialis.

d.   Hanya memerlukan koordinasi minimal.

e.    Hanya memerlukan keperluan antar pribadi yang kecil.

Struktur Divisional, stuktur organisasi yang dikelompokkan berdasarkan pada produk yang sama, proses yang sama, kelompok orang yang melayani pelanggan yang sama, dan atau berlokasi di daerah yang sama di suatu wilayah geografis. Secara umum dalam struktur organisasi seperti ini biasanya bersifat kompleks, dan menghindari masalah yang terkait dengan struktur fungsional.

Manfaat Struktur Divisional

a.        Perkerjaan keseluruhan lebih mudah dikoordinasikan prestasi kerja tinggi dapat dipertahankan,

b.      Keputusan lebih cepat,

c.       Lebih mudah untuk menilai prestasi kerja,

d.      Pengembangan dan strategi dekat dengan lingkungan,

e.       Memberikan landasan pelatihan bagi para majer strategis

f.       Lebih terfokus pada produk, pasar dan tanggapan cepat terhadap perubahan,

g.      Spesialisasi fungsional masih terpelihara pada masing-masaing divisi.

4. B. KERUGIAN STRUKTUR FUNGSIONAL DAN STRUKTUR DIVISIONAL
Struktur Fungsional Kelemahan :
1. Menimbulkan kesulitan dalam komunikasi dan konflik antar fungsi.
2. Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya berurutan.
3. Memberikan respon yang lebih lambat terhadap perubahan.
4. Anggota fungsi hanya berfokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan sempit dan dapat merugikan organisasi secara keseluruhan.
Struktur Divisional :Kelemahan:
1. Memungkinkan berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik antara tugas-tugas & prioritas-prioritas.
2. Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhan.
3. Kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi.
4. Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya perusahaan.
5. Adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.
6. Duplikasi sumberdaya lintas divisi.
7. Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi.
8. Koordinasi yang buruk lintas divisi.
9. Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak.
10. Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan

Adapun kelemahan dari struktur divisional adalah dapat menurunkan skala ekonomi, menyebarkan persaingan teknik dan keahlian, juga menciptakan persaingan yang tidak sehat antara unit – unit operasional. Struktur ini juga dapat meningkatkan biaya melalui penggandaan sumber daya dan usaha – usaha antar divisi dan mengarah pada penekanan yang berlebihan melawan tujuan – tujuan organisasi.

 5. Contoh Kasus Organisasi

JAKARTA- Pengamat mendesak Surya Paloh agar berhenti beretorika. Lama kelamaan masyarakat menduga Surya Paloh ikut terlibat dalam kasus itu. Korupsi itu bersifat sistematis dan Rio Capella tak mungkin bertindak sendiri.

“Jika Surya Paloh terkesan membela dengan berbagai retorika, atau memberikan advokasi atas nama partai kepada Capella, maka bukan tidak mungkin posisi Surya Paloh juga terseret dalam pusaran dugaan korupsi yang dilakukan Sekjennya. Ingat, sangkaan keterlibatan Capella dalam kaitan dengan kasus PLT Gubernur Sumatera Utara ( Sumut) adalah dalam kapasitas sebagai lembaga. Tidak mungkin dia bertindak sebagai pribadi,” kata Direktur Eksekutif Media Literacy Circle, Universitas Islam Negeri (UIN) Sunan Kalijaga Yogyakarta Iswandi Syahputra Senin (19/10/2015).

Iswandi mengingatkan, publik tentu masih ingat kasus Nazarudin dari Partai Demokrat, yang ketika dia menjadi tersangka, banyak tokoh partai tersebut yang ikut jadi tersangka dan dipenjara. Sifat kasus korupsi adalah terencana, sistematis dan bersama-sama. “Nyaris tak mungkin dia bertindak sendiri. Kasus ini berpeluang besar menyeret Surya Paloh ,” kata Iswandi.

Iswandi mengaku kecewa karena Partai Nasdem di bawah Surya Paloh yang mengusung jargon restorasi dengan penuh semangat, ternyata hanya berhenti pada tataran retorika. Meski hak-hak tersangka perlu kita hargai, namun dengan ditersangkakan oleh KPK, berarti persepsi publik sudah bergeser jauh dari jargon tersebut.

Bahkan, kata dia, bukan tidak mungkin Nasdem mengalami degradasi kepercayaan serius apabila kasus yang menimpa Capella akan menarik elit Nasdem yang lain, termasuk Surya Paloh. “Efek yang ditimbulkan kasus ini adalah rakyat mulai tak percaya retorika politik dan memandang partai secara negatif. Ini menyulitkan partai untuk mensosialisasikan visi-misinya,” kata Iswandi.

Sedangkan pengamat hukum tata negara Universitas Udayana Bali, Dr I Nyoman Sentanu, SH, Mhum, lebih melihat kasus itu dari perspektif hukum. Kata dia, penegakkan hukum harus dibersihkan dari anasir politik sehingga tidak menimbulkan preseden buruk terhadap komitmen Indonesia sebagai negara hukum. Alumni UGM Yogya ini menangkap adanya upaya defensif dari tokoh partai yang dekat dengan Nasdem untuk melakukan perlawanan.

“Coba anda ikuti perkembangan terakhir. Ada partai besar yang mencoba menentang KPK secara terang-terangan maupun samar atas kasus hukum yang menimpa petinggi partai Nasdem. Saya bukan orang politik, tapi saya membaca ada fenomena seperti itu,” kata Sentanu.

Bagi Sentanu, jangankan Sekjen atau Ketua. Pembina Parpol sekalipun, jika terlibat kasus hukum mestinya tidak ada yang menghalang-halangi. “Politik hukum kita mestinya sejalan dengan prinsip Negara Hukum yang kita anut,” tegasnya.

Analisis Kasus

Dalam kasus ini dapat disimpulkan terjadinya dua asumsi yang berbed, SALING Memberikan komentar. Korupsi itu bersifat sistematis dan Rio Capella tak mungkin bertindak sendiri. Iswandi mengingatkan, publik tentu masih ingat kasus Nazarudin dari Partai Demokrat, yang ketika dia menjadi tersangka, banyak tokoh partai tersebut yang ikut jadi tersangka dan dipenjara. Sifat kasus korupsi adalah terencana, sistematis dan bersama-sama. Sedangkan pengamat hukum tata negara Universitas Udayana Bali, Dr I Nyoman Sentanu, SH, Mhum, lebih melihat kasus itu dari perspektif hukum. Kata dia, penegakkan hukum harus dibersihkan dari anasir politik sehingga tidak menimbulkan preseden buruk terhadap komitmen Indonesia sebagai negara hukum. Alumni UGM Yogya ini menangkap adanya upaya defensif dari tokoh partai yang dekat dengan Nasdem untuk melakukan perlawanan.

Saran Struktur Fungsional:

Kasus diatas memperlihatkan adanya kerugian dari struktur fungsional yaitu koodinasi antar bagian atau fungsi tidak terlalu baik memang respon terhadap kondisi lingkungan cukup tepat seperti kasus diatas dimana organisasi ini memiliki antisipasi yang cepat namun alangkah baiknya koordinasi antar bagian juga diperhatikan terutama pada perencanaan produksi dan laba yang akan didapatkan perusahaan di dekade yang akan mendatang.

Saran Struktur Divisional:

Kasus diatas memperlihatkan adanya keputusan yang cepat dan efisiensi ekonomis nya tidak tercapai, dimana penarikan ribuan karyawan dilakukan sebagai antisipasi namun pada dekade selanjutnya proses produksi dilakukan secara otomatis yang mengakibatkan kelebihan karyawan, Dalam menyusun strategi organisasi sebaiknya diperhatikan masalah , fleksibilitas pada lingkungan yang tidak stabil, memperhatikan kebutuhan konsumen, koordinasi yang luar biasa lintas departemen fungsional dan pembebanan tanggung jawab yang jelas bagi permasalahan produk, penekanan terhadap keseluruhan produk dan tujuan divisional serta pengembangan keterampilan manajemen umum.

6. Referensi

(Kusdi. 2009. Teori Organisasi dan Administrasi. Jakarta: Penerbit Salemba Humanika.)

(Umar, H. (2003). Business an introduction. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama)

(Robbins, Stephen P. 1994. Teori Organisasi: Konsep, Struktur, Proses. Jakarta: Penerbit Arcan.)

11.      PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN (Selasa, 05 November 2013) Dea Riyanti

(http://deariyanti.blogspot.co.id/2013/11/a-pengorganisasian-struktur-manajemen.html)

22.      Manfaat Struktur Fungsional dan Struktur Divisional & Kerugiannya (OCTOBER 26, 2014)  Laila Latief

(https://lailaallatief.wordpress.com/2014/10/26/manfaat-struktur-fungsional-dan-struktur-divisional-kerugiannya/)

3.      MANFAAT DAN KERUGIAN STRUKTUR FUNGSIONAL DAN STRUKTUR DIVISONAL (tugas ke-5) Psikologi manajemen 31 oktober – Amanda simanjuntak (https://simanjuntakamanda.wordpress.com/2014/10/31/manfaat-dan-kerugian-struktur-fungsional-dan-struktur-divisonal-tugas-ke-5-psikologi-manajemen/)

4.      Senin, 19 Oktober 2015 - 13:13 wib Kasus Eks Sekjen Nasdem Berpeluang Seret Surya Paloh. Okezone.com

(http://news.okezone.com/read/2015/10/19/337/1234162/kasus-eks-sekjen-nasdem-berpeluang-seret-surya-paloh)

  

B. Actuating dalam Manajemen

1.  Definisi Actuating Dalam Manajemen

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.

Dalam hal ini, George R. Terry (1986)mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. 

2. Pentingnya Actuating

Actuating merupakan bagian penting, dari proses management berlainan dengan ketiga fungsi manajemen lainnya. Actuating khususnya berhubungan dengan orang-orang. Bahkan banyak managers praktik, beranggapan bahwa Actuating merupakan intisari management.

Faktor-faktor penting dalam keberhasilan penggerakan Fungsi penggerakan tidak sekedar pekerjaan mekanis (mesin, elektronik) karena manusia bukanlah robot, oleh karenanya diperlukan faktor-faktor pendukung, seperti :

Segi Organisasi

a. Terdapat peraturan-peraturan : Maksudnya adalah adanya ketentuan-ketentuan yang memberi kemungkinan adanya kepastian perkembangan organisasi baik ke dalam maupun ke luar.

b. Terdapat fasilitas-fasilitas : Maksudnya adalah fasilitas-fasilitas perangkat lunak atau perangkat keras yang diperlukan untuk gerak organisasi yang didasarkan atas pengkajian yang dapat dipertanggung jawabkan untuk memenuhi aspek kuantitas dan kualitas.

c. Terdapat sarana komunikasi yang memadai : Sarana komunikasi yang memadai adalah segala sesuatu yang digunakan untuk menyampaikan dan menerima informasi, misalnya telepon, internet, mimbar, publikasi, journal dan sebagainya.

d. Terdapat kader-kader pemimpin : Terdapat kader-kader pimimpin artinya bahwa untuk mendapatkan pimpinan yang jelas dan tegas ruang lingkup kepemimpinannya perlu dipertimbangkan dari dalam organisasi untuk memotivasi gerak organisasi kearah yang sesyai tujuan organisasi.

Segi Pemimpin

a. Wewenang : Wewenang maksudnya adalah pemimpin harus memahami akantugas dan wewenang yang diembannya (delegation of authority)

b. Memiliki kelebihan-kelebihan : Maksudnya adalah suatu keadaan tertentu yang dimiliki seseorang dan tidak terdapat pada orang lain. Menurut Ord Way Tead dalam bukunya “ The Art of Leadership”, menyebutkan sifat-sifat yang harus dimiliki pemimpin adalah :

·        Energi jasmani dan rokhani (physical and nerveus energy)

·        Semangat untuk mencapai tujuan (a sence of purpose an direction)

·        Ramah dan penuh perasaan ( frend lyness and effection)

·        Integritas (integrity)

·        Kecakapan teknis ( technical skill)

·        Mudah mengambil keputusan (decisive ness)

·        Cerdas (intelligence)

·        Kecakapan mengajar (teaching skill)

·        Keyakinan (faith).

·        Memahami teknik-teknik kepemimpinan

Segi Pegawai

Pegawai yang akan digerakkan harus mempunyai kemampuan untuk menerima dan memahami apa yang diberikan pimpinan baik petunjuk, bimbingan ataupun perintah, kemampuan itu antara lain :

a.      Memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai

b.      Memiliki pandangan bahwa pengabdian

c.      Mau dipimpim

d.      Terpeliharanya tim kerja, maksudnya bahwa untuk berhasilnya

Actuating dalam Manajemen, Mengendalikan Fungsi Manajemen dan Kekuasaan dan Pengaruh

3. PRINSIP ACTUATING

Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahan dalam melakukan actuating, yaitu :

Prinsip mengarah kepada tujuan : Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

Prinsip keharmonisan dengan tujuan : Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

Prinsip kesatuan komando : Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Pada umumnya pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip diatas.

4. refrensi

a. Senin, 03 November 2014 ALIN ELIZABETH

(http://alinelizabeth2.blogspot.co.id/2014/11/actuating-dalam-manajemen.html)

b. RABU, 26 NOVEMBER 2014 Andar Ibrahim 

(http://andaribra.blogspot.co.id/2014/11/actuating-dalam-manajemen-mengendalikan.html)

c. Selasa, 29 Oktober 2013 Maria Rosa Prameswari ACTUATING DALAM MANAJEMEN

(http://ochaamenfreak.blogspot.co.id/2013/10/actuating-dalam-manajemen.html)